MPI Konferenz endet mit einer Schneeballschlacht

400 internationale Delegierte nahmen während der Konferenz an einigen ungewöhnlichen Aktivitäten teil, die ihren Höhepunkt in einer fantastischen „Schneeballschlacht“ mit zusammengeknüllten Papierblättern fand, auf welche die Teilnehmer zuvor kurze branchenrelevante Fragen oder Kommentare geschrieben hatten. Ein paar zufällig ausgewählte „Schneebälle“ wurden dann aufgehoben und die darauf notierten Themen in kleinen Gruppen lebhaft diskutiert.

Nicht viele der Teilnehmer hatten je etwas Ähnliches erlebt! Im Laufe der Jahre hatte eine zunehmende Zahl der Teilnehmer an der Meeting Professionals International (MPI) European Meeting and Events Conference (EMEC) vorgebracht, dass ihres Erachtens die Konferenzen etwas zu traditionell in ihrer Aufmachung waren.

Mit diesen Vorbehalten wurde im Februar kurzer Prozess gemacht, als der dänische Verband von MPI für die Ausrichtung der Konferenz 2016 verantwortlich war.

Sie wollten allen zeigen, wozu sie in der Lage waren!

Noch vor der Konferenz im Jahr 2015 in Krakau hatte die Vorsitzende des Host Committee, Helle Svaneborg von Dansk Lægemiddel Information A/S, zusammen mit ihren Vorstandskollegen bei MPI Denmark entschieden, dass die Konferenz ganz anders ablaufen würde, falls Dänemark den Zuschlag für die Veranstaltung in 2016 erhalten würde. Sie meint:

„Unser Ansatz bei der Veranstaltung der Konferenz war darauf ausgerichtet, ihr traditionelles Format in seinen Grundfesten zu erschüttern. Durch Veranstaltung der Konferenz im Einklang mit den dänischen Meetovation-Prinzipien konnte die EMEC Conference eindrucksvoll demonstrieren, wie ausgesprochen innovativ wir eine Konferenz gestalten können, die ihre Teilnehmer einbindet und inspiriert.“ Der Erfolg übertraf alle Erwartungen.

Meetovation ist ein von VisitDenmark nach dem Motto „Nie mehr langweilige Meetings!“ entwickeltes Konzept. Die bei der EMEC eingesetzten Hauptprinzipien waren: kreative Nutzung der physischen Rahmenbedingungen – aktive Einbindung der Teilnehmer – verantwortungsbewusste und nachhaltige Umgebung mit gesunden, energiespendenden Speisen – lokale Präsenz – und eine Rendite (ROI) im Einklang mit dem Zweck der Konferenz sowie der Messung der Ergebnisse.

Übertreibung fördert Verständnis

Die Konferenz wurde mit dem Schwerpunkt auf dem Prinzip „Übertreibung fördert Verständnis“ veranstaltet. Die Atmosphäre war energiegeladen, wir spielten, sangen und machten Musik, aber stets auf eine Art und Weise, die Wissen vermittelte und Networking förderte.

„Natürlich bedeutet das nicht, dass alle Konferenzen auf diese Art und Weise stattfinden müssen – man muss das Format der Konferenz an die Teilnehmer anpassen. Hier veranschaulichten wir jedoch kristallklar für alle 400 Delegierten der professionellen Konferenz- und Meeting-Branche in Europa und den USA, dass sogar mithilfe kleiner Änderungen die Stimmung bei einer Veranstaltung erheblich angehoben werden kann“, meint Helle Svaneborg.

Sie konnten etwas mit nach Hause nehmen

Karin Krogh, Nyt Potentiale und President des Denmark Chapter von MPI, war Mitglied des Host Committee und unter anderem verantwortlich für den faktenbezogenen Inhalt der Konferenz. Sie meint:

„Das Ziel bestand darin, dass die Teilnehmer etwas mit nach Hause nehmen sollten – etwas, das sie bei ihrer eigenen Arbeit und in ihrem Kampf gegen mittelmäßige und langweilige Meetings einsetzen können. Im Wesentlichen wollten wir Menschen dazu inspirieren, den Standard der Konferenz- und Meeting-Branche anzuheben.“

Informell und effektiv

Radisson Blu Hotel Scandinavia in Kopenhagen stellte die Räumlichkeiten und Einrichtungen für die EMEC im Jahr 2016 zur Verfügung. Die große Konferenzetage war komplett renoviert worden und man konnte die gemurmelten Kommentare der Teilnehmer hören, als sie die Konferenzräume betraten und anstatt traditioneller Sesselreihen Sofas, mit Lammfell überzogene Hocker, Kaffeetische und mehr vorfanden.  Die informelle, entspannte Atmosphäre war sofort ersichtlich.

Es muss Sinn machen

„Der Rahmen muss natürlich fortbestehen, aber der Inhalt ist das Allerwichtigste“, fügt Karin Krogh hinzu. „Rahmen und Strukturen ohne einen gemeinsamen roten Faden, der sich durch den Inhalt zieht, sind nicht genug. Warum liegt da ein Bean Bag? Es muss einfach Sinn machen – und genau das war hier der Fall!“

Wagen Sie es, sich selbst und Ihre Kollegen herauszufordern?

Helle Svaneborg und Karin Krogh antworten beide nachdrücklich mit JA! Das Hotel und all die anderen Partner zeigten in dieser Hinsicht ebenfalls ihren Enthusiasmus für die Herausforderung. Etwas Neues und Anderes zu erschaffen, führte zu außergewöhnlichem Zusammenhalt.

Die anschließende Beurteilung zeigte, dass wir unser Ziel erreicht hatten. 97 % der Teilnehmer gaben an, dass es sich um die fesselndste EMEC aller Zeiten handelte, und 98 % meinten, dass Kopenhagen ein guter Veranstaltungsort für Konferenzen sei. 90 % sagten, dass das Meetovation-Format ihre Teilnahmerendite gesteigert hätte.

Von Lars Blicher-Hansen

Teilen Sie Ihre Meinung


six − = 1