Gute Fragen an den Konferenzveranstalter

Ganz gleich, welche Art von Konferenz Sie planen – der Prozess sollte stets mit einer eingehenden Diskussion zwischen den Planern und den Veranstaltern der Konferenz beginnen. Zahlreiche Elemente und Details müssen besprochen werden, um eine erfolgreiche Konferenz zu planen, und Sie haben unter Umständen nicht viel Zeit dafür. Es kann daher wenig effizient erscheinen, mit der Planung der logistischen und praktischen Details zu beginnen.

Sie können jedoch viel gewinnen, wenn Sie den Dialog starten und aufrecht erhalten, Details durchgehen und Ihre Ziele festlegen. Es kann manchmal schwierig sein, die geeigneten grundlegenden Fragen zu stellen, einfach deshalb, weil diese Fragen oft schwierig zu beantworten sind. Auf lange Sicht gewinnen Sie so jedoch die Zeit zurück, die Sie für Dialog, Überlegungen und Festlegen von Prioritäten aufwenden. Später im Planungsprozess werden Sie jegliche Zweifel, schlecht durchdachten Lösungen und Konflikte eliminieren müssen.

Eine Reihe wirkungsvoller Fragen, die ungeachtet der Art der Konferenz nützlich und relevant sind, werden im Folgenden aufgeführt. Beginnen Sie stets mit Fragen, die Ihnen eine möglichst umfassende Perspektive verschaffen. Wirkung und Nutzen und damit zusammenhängende Probleme stehen hinter der Entwicklung dieser Perspektive – daher sollten Sie hier ansetzen!

Gehen Sie dann die Fragen durch, die Ihres Erachtens für Ihren Planungsprozess nützlich und relevant sind. So erhalten Sie einen guten Überblick und ein Verständnis dafür, was Sie mit der Konferenz erreichen möchten. Davon ausgehend können Sie dann konkrete Ziele formulieren.

 

 

WIRKUNG

In welcher Verbindung zu unseren Werten steht diese Konferenz?

Inwiefern trägt diese Konferenz zu der Entwicklung/Strategie des Unternehmens bei?

Was möchten wir mit der Konferenz erreichen?

Wie wird die Konferenz zu einer Steigerung der Umsätze/Erträge des Unternehmens beitragen?

Wenn Sie ein Jahr in die Zukunft blicken könnten, welche Bedeutung hätte diese Konferenz dann gehabt?

Welche Änderungen wird diese Konferenz anstoßen?

 

NUTZEN

Was sollten die Teilnehmer bei ihrer Rückkehr nach Hause gelernt haben?

Wie können wir nach der Konferenz nachfassen und feststellen, ob die Teilnehmer das Gelernte anwenden oder nicht?

Wie können wir sicherstellen, dass sie sich nach ihrer Rückkehr nach Hause weiterhin der Botschaft der Konferenz bewusst sind?

Was und wer wird die Teilnehmer beeinflussen, wenn sie heimkehren?

Wie kann das Gelernte in ihre Alltagsarbeit integriert werden?

 

LERN- KOMPETENZ

Welche Methoden werden die Teilnehmer erlernen?

Wie werden die Ergebnisse bekannt gemacht werden?

Wie können wir eine aktive Teilnahme während der gesamten Konferenz sicherstellen?

Wie können wir gewährleisten, dass das neu erworbene Wissen in die alltäglichen Aktivitäten integriert wird?

Wie können wir sicherstellen, dass die Teilnehmer die neuen Kompetenzen während der Konferenz voll und ganz annehmen?

Welche Hindernisse könnten den Teilnehmern dabei unter Umständen im Weg stehen?

 

WISSEN

An welche drei wichtigsten Botschaften sollten sich die Teilnehmer nach der Konferenz erinnern können?

Was können die Teilnehmer mit nach Hause nehmen, um sicherzustellen, dass Sie die Botschaft nach ihrer Rückkehr umsetzen?

Wer ist am besten dazu in der Lage, die Botschaft zu vermitteln?

Wie viele/wenige Informationen sind notwendig?

Welche Arten von Informationen, Lernmethoden und Details sind am besten für die Teilnehmer und die zu übermittelnde Botschaft geeignet?

Welche neuen Informationen werden den Teilnehmern präsentiert werden?

 

VERHALTEN

Welche Verhaltensweisen werden sich ändern?

Wie können wir die Teilnehmer motivieren?

Warum ist es wichtig, diese Informationen/dieses Wissen in Bezug auf die Verhaltensänderung zu übermitteln?

Wie können wir sicherstellen, dass die Teilnehmer die richtige Einstellung zu dem Thema und den Aufgaben haben?

 

NETWORKING

Wie können wir das Wissen der Teilnehmer nutzen?

Welche Rolle werden die Teilnehmer während der Konferenz spielen?

Wie können wir das Teilen von Wissen implementieren?

Wie können die Teilnehmer füreinander von Nutzen sein?

Wie können wir die Teilnehmer anordnen, damit die Implementierung neuen Wissens verstärkt wird?

Wie können wir sicherstellen, dass die Teilnehmer sowohl praktische als auch soziale Beziehungen knüpfen?

 

ZUFRIEDENHEIT

Wie wird die Lernumgebung strukturiert sein?

Wie können wir die bestmögliche Erfahrung erschaffen?

Welches Gefühl sollte bei den Teilnehmern am Ende der Konferenz vorherrschen?

Wie können wir den Veranstaltungsort der Konferenz für das Erreichen unserer Ziele einsetzen?

Was sollte die Konferenz beinhalten, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer zufrieden sind und die Konferenz mit Zuversicht und einem Wunsch nach Änderung verlassen?

 

Von Ann Hansen, Konferenzveranstalterin, Konferenzvermittlerin und Beraterin, concept+competence

DAS ZIELPUBLIKUM

Welche unterschiedlichen Zielgruppen haben wir und warum wurden diese ausgewählt?

Wie können wir sie aufteilen?

Wie setzen sie sich zusammen? Gibt es irgendwelche kulturellen Aspekte, die berücksichtigt werden müssen?

Warum genau sollten diese bestimmten Personen teilnehmen?

Wer kann damit beauftragt werden sicherzustellen, dass das Ziel der Konferenz erreicht wird?

Wer sollte teilnehmen?

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