Die beste Möglichkeit, eine Konferenz zu starten

Gut begonnen ist halb gewonnen. Dieses Sprichwort gilt vor allem für Konferenzen. Der Beginn einer Konferenz kann so strukturiert werden, dass Zweck, Format und Inhalt derselben formuliert und in den entsprechenden Zusammenhang gebracht werden.

 

Unabhängig von der Art der von Ihnen geplanten Konferenz ist die Einbindung der Teilnehmer stets eine gute Idee und außerdem ein guter Anfang. Durch diese Einbindung lernen sich die Teilnehmer kennen; sie erzeugt die richtige Stimmung und stellt klar, in welcher Form die Konferenz ablaufen soll.

 

Im Folgenden werden drei Arten von Konferenzen und drei Möglichkeiten für das Starten dieser Konferenzen beschrieben:

 

1: DIE STRATEGIE- UND PLANUNGSKONFERENZ

Bei einer derartigen Konferenz werden in der Regel mehr wichtige Entscheidungen als sonst getroffen. Auf der Tagesordnung stehen große Ideen; diese müssen jedoch effizient und zielgerichtet besprochen werden. Sie müssen Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen und Differenzen schlichten.

 

Beginnen Sie die Konferenz mit der Success Spotting-Methode.

Mit dieser Methode wird ermittelt, was funktioniert, worin wir gut sind und was uns die Energie zum Erledigen der Alltagsaufgaben gibt. Davon ausgehend müssen wir ein Konzept für die Zukunft erarbeiten, eine positive Richtschnur, die unsere Aktionen in die richtige Richtung lenkt.

 

Zeit: mindestens 2 x 7 Minuten + 10 Minuten für Zusammenfassung

 

Anzahl Teilnehmer: mindestens 4

 

Vorgehensweise:

 

Diese Methode basiert auf Konzept, Entwurf und Ausführung. Ermitteln Sie mit dieser Methode die größten Erfolge des Unternehmens und die bis dahin erzielten Ergebnisse:

 

Konzept: Beginnen Sie mit der Formulierung eines Ziels für die Zukunft auf der Grundlage früherer Erfolge.

Entwurf: Verdeutlichen Sie dieses Ziel (und die Aspekte, die daran realistisch sind) durch Ermittlung, wie es sich erreichen lässt. Was könnte dazu beitragen, dass wir dieses Ziel erreichen? Wo könnten die Hindernisse liegen? Wie können wir sie überwinden?

Ausführung: dafür sorgen, dass Ideen in die Tat umgesetzt werden

 

Die Success Spotting-Methode kann für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden, beispielsweise Verbesserung des Kundenservice, Förderung der Karriereentwicklung eines Mitarbeiters und Aufbau besserer Beziehungen und Förderung der Zusammenarbeit in einer Abteilung. Sie ist besonders für Vorgesetzte geeignet, kann jedoch auch von Mitarbeitern in unterschiedlichen Szenarien genutzt werden.

 

Beispiel: Ein Unternehmen möchte sich stärker auf die interne Zusammenarbeit konzentrieren. Offensichtlich könnte diese besser sein. Die Mitarbeiter erinnern sich an eine Zeit, in der alle mit mehr Enthusiasmus zur Arbeit kamen und mehr miteinander redeten. Jetzt befinden sie sich offenbar in einem Teufelskreis; jeder spricht über unerledigte Dinge oder über Fehler.

 

2: DIE KONFERENZ FÜR BRAINSTORMING UND INNOVATION

Hierbei handelt es sich um eine Sonderform der Konferenz. Hier sollen in Bereichen wie beispielsweise Entwicklung von Produkten oder Konzepten oder Marketingkampagnen neue Ideen, Aktivitäten und Lösungen gefunden werden. Hier muss man beim Denken neue Wege gehen und den Mut aufbringen, neue Methoden zu testen.

 

Beginnen Sie die Konferenz mit der Outside the Box-Methode.

Mit dieser Methode sollen die Teilnehmer Beziehungen zueinander aufbauen und kreatives Denken praktizieren. Dies ist eine besonders pädagogikorientierte Methode; sie zeigt de facto, wie schwierig es ist, neue Ideen zu entwickeln.

 

Zeit: ca. 5-10 Minuten

 

Teilnehmeranzahl: 2-100 (am besten in Gruppen aufteilen)

 

Vorgehensweise:

 

Bilden Sie Paare.

Betrachten Sie Ihren Partner sorgfältig und achten Sie auf seine Bekleidung, seine Frisur usw.

Bitten Sie die Partner, sich mit dem Rücken gegeneinander zu stellen.

Nun sollen die Partner fünf Dinge an ihrem Aussehen ändern (dies ist in der Regel relativ einfach).

Danach müssen sie sich umdrehen und die Veränderungen am anderen beschreiben.

Anschließend müssen sie sich wieder mit dem Rücken gegeneinander stellen und weitere zehn Dinge ändern (in der Regel müssen hierfür Dinge von anderen Personen oder von außerhalb des Raums genommen werden; dies ist erlaubt).

 

 

Tipp:

Sie können die Anzahl der zu verändernden Dinge modifizieren. Wichtig dabei ist, dass das Ganze recht schwierig gemacht wird. Dadurch werden die Teilnehmer gezwungen, anders zu denken, als sie es gewohnt sind. Wenn ein Teilnehmer feststellt, dass es für ihn zu schwierig ist, die Veränderungen an seinem Partner zu beschreiben, kann dieser Partner die Veränderungen erklären. Dies soll in erster Linie kein Ratespiel sein, sondern die Teilnehmer sollen gezwungen werden, neue Ideen zu entwickeln. Sie können die Teilnehmer auch bitten, etwas am Aussehen ihres Partners zu verändern, doch dies ist u. U. schwierig und dringt für einige Personen zu tief in ihre Privatsphäre ein.

 

 

Das Radisson Blu Scandinavia Hotel in Kopenhagen hat viel Platz, um Teilnehmer in unterschiedlicher Form zusammenzubringen, und ist daher ideal für Übungen mit Bewegung.

 

3: DIE KONFERENZ FÜR NETZWERKEN UND TEAMBILDUNG

Beim Netzwerken und der Teambildung steht der Aufbau von Beziehungen und das Erzeugen eines Gefühls der Solidarität im Vordergrund. Entscheidend ist die Einbeziehung der Teilnehmer, je stärker, desto besser. Im Mittelpunkt stehen eine positive Haltung und der Wunsch, mit Personen auf allen Stufen der Hierarchie zu sprechen.

 

Beginnen Sie die Konferenz mit der Methode des Sudden Survey.

Bei dieser Methode sollen die Teilnehmer miteinander sprechen sowie Bewegung und Energie erzeugen, Abkommen treffen und Erfahrungen und Meinungen über den Inhalt austauschen.

 

Bei dieser Methode müssen die Teilnehmer von Beginn der Konferenz an beim Erarbeiten wichtiger Themen und Beantworten entscheidender Fragen zusammenarbeiten. Damit können sie und der Moderator rasch herausfinden, wie andere denken. Außerdem werden damit wichtige Themen gleich zu Anfang präsentiert.

 

Die Methode wurde von Thiagi entwickelt und wird hier erklärt.

 

Zeit: 30-50 Minuten

 

Teilnehmeranzahl: 8-200 (am besten in Gruppen aufteilen)

 

Materialien: Flipcharts und Stifte, Wanduhr und kleinere Uhren, Plan für die Bildung von Gruppen, wenn dies notwendig ist

 

 

 

Vorgehensweise:

Formulieren Sie vier Fragen oder Themen, die für den Inhalt der Konferenz und für die Teilnehmer wichtig sind (beispielsweise Erwartungen, Erfahrungen, Änderungen).

Bitten Sie die Teilnehmer, Gruppen zu bilden (bei sehr vielen Teilnehmern sind u. U. mehrere Gruppen nötig und einige müssen dieselbe Frage/dasselbe Thema bearbeiten).

Jeder Gruppe wird ein Thema/eine Frage zugewiesen.

Bitten Sie die Teilnehmer, von den anderen Gruppen und den Mitgliedern der eigenen Gruppe Meinungen zu der ihnen zugewiesenen Frage/dem Thema einzuholen.

Erläutern Sie den folgenden Plan und schreiben Sie ihn auf das Flipchart (die Zeiten können geändert werden):

3 Minuten für die Planung, wie die Antworten eingeholt werden sollen

5 Minuten für das Einholen von Antworten von möglichst vielen Teilnehmern

3 Minuten für die Analyse der Antworten

Bitten Sie die Gruppen, mit der Planung zu beginnen; machen Sie die Teilnehmer eine Minute vor Ende der Zeit darauf aufmerksam, dass die Planungszeit fast abgelaufen ist.

Danach informieren Sie die Teilnehmer, dass sie zum Einholen der Antworten auf ihre Fragen fünf Minuten Zeit haben; machen Sie sie eine Minute vor Ende der Zeit darauf aufmerksam, dass die Zeit fast abgelaufen ist.

Bitten Sie alle Teilnehmer, zu ihrer Gruppe zurückzukehren und den anderen Gruppenmitgliedern die eingeholten Antworten mitzuteilen.

Geben Sie jeder Gruppe ein Flipchart und bitten Sie die Gruppenmitglieder, ihre allgemeinen Ergebnisse zusammenzufassen. Machen Sie sie eine Minute vor Ende der Zeit darauf aufmerksam, dass die Zeit fast abgelaufen ist.

Wählen Sie eine Gruppe aus und bitten Sie die Mitglieder, ihre Analyse zu präsentieren (jede Gruppe hat dafür eine Minute Zeit).

Nachbesprechung: Diskutieren Sie die Ergebnisse mit den Teilnehmern.

 

 

Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit Ann Hansen geschrieben, einer Organisatorin von Konferenzen, Moderatorin und Beraterin bei concept+competence.

 

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